Polityka prywatności

1. Kto odpowiada za Twoje dane

Administratorem Twoich danych osobowych jest Józef Batko, działający pod nazwą Orpheline, jednoosobowa działalność gospodarcza z siedzibą pod adresem ul. Czarnowiejska 48/6, 30-054 Kraków, Polska, NIP 6772544217, REGON 545112955. Splot to nazwa handlowa, pod którą ta działalność jest prowadzona. Pełne dane rejestrowe znajdziesz w informacji prawnej.

W sprawach opisanych w tej polityce skontaktujesz się z nami pod adresem hello@usesplot.com albo pisemnie pod adresem wskazanym powyżej. Nie wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych; zgłoszenia trafiają bezpośrednio do administratora.

2. Jakie dane zbieramy

W zależności od tego, jak się z nami kontaktujesz, możemy przetwarzać:

• Dane podane w formularzu, w e-mailu lub przez WhatsApp: imię i nazwisko, służbowy e-mail, firma lub strona, numer telefonu, jeśli go dobrowolnie podasz, kraj, opis produktu lub zamówienia, ilość, termin, linki, załączniki oraz treść korespondencji.
• Dane techniczne, gdy odwiedzasz stronę: adres IP, data i godzina, informacje o urządzeniu i przeglądarce, logi bezpieczeństwa, adres odwiedzanej strony, źródło lub UTM oraz Twój wybór dotyczący cookies.
• Dane analityczne, wyłącznie po Twojej zgodzie: identyfikatory i informacje o korzystaniu ze strony, przetwarzane przez Google Analytics i PostHog. Nie wysyłamy do Google Analytics treści zapytania ani Twojego adresu e-mail.
• Dane reklamowe, wyłącznie po Twojej zgodzie: piksel Meta odnotowuje, że otworzyłeś stronę w tym serwisie, wraz z adresem IP, informacjami o przeglądarce i identyfikatorami z plików cookie Meta, i przekazuje to do Meta.
• Dane o konwersji, po wysłaniu zapytania: zgłaszamy dostarczenie zapytania do Meta (Conversions API), Google Analytics (Measurement Protocol) i PostHog, żeby wiedzieć, które reklamy i strony je przyniosły. Meta otrzymuje zahashowany adres e-mail oraz adres IP i informacje o przeglądarce z tego requestu. Google Analytics i PostHog otrzymują zdarzenie z identyfikatorem wizyty, jeśli wcześniej zgodziłeś się na analityczne cookies, a w przeciwnym razie bez niego. Nie wysyłamy do żadnego z nich treści zapytania.
• Przy kontakcie B2B: imię i nazwisko, stanowisko, firma, publiczny służbowy adres e-mail oraz źródło tych danych, np. publiczna strona firmy, LinkedIn lub legalny dostawca danych.

3. Po co wykorzystujemy dane i na jakiej podstawie prawnej

• Aby odpowiedzieć na zapytanie, przygotować wycenę i podjąć działania przed zawarciem umowy — art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
• Aby prowadzić korespondencję biznesową, organizować leady, chronić się przed roszczeniami i ich dochodzić, zapewniać bezpieczeństwo serwisu i prowadzić podstawowe statystyki operacyjne — nasz uzasadniony interes, art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
• Aby wypełnić obowiązki prawne, jeśli powstaną — art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
• Dla Google Analytics i PostHog, dla piksela Meta i prowadzonych z jego pomocą reklam oraz dla ewentualnego przyszłego newslettera: wyłącznie za Twoją zgodą, art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Analityka i marketing to osobne wybory i możesz zgodzić się na jeden bez drugiego. Każdą z tych zgód możesz wycofać w dowolnej chwili, bez wpływu na wcześniejsze przetwarzanie.
• Aby zmierzyć, które reklamy i strony przyniosły wysłane zapytanie, przez wysłanie zdarzenia konwersji do Meta, Google Analytics i PostHog po dostarczeniu zapytania: nasz uzasadniony interes, art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Identyfikatory z plików cookie dołączamy tylko wtedy, gdy już istnieją.

Nasz uzasadniony interes oznacza: odpowiadanie firmom, które się z nami kontaktują, rozwój usługi, bezpieczeństwo serwisu, dokumentowanie kontaktu i przedstawianie dopasowanej oferty potencjalnym klientom. Masz bezwarunkowe prawo sprzeciwu wobec marketingu bezpośredniego.

4. Skąd pochodzą dane w kontakcie wychodzącym

Gdy kontaktujemy się z firmą jako pierwsi, dane pochodzą z publicznych stron firm i profili zawodowych, z wcześniejszej korespondencji oraz od legalnych dostawców danych B2B, jeśli z nich korzystamy. Informację tę otrzymasz najpóźniej przy pierwszej wiadomości, a każda wiadomość zawiera prostą możliwość rezygnacji.

5. Komu udostępniamy dane

Dane udostępniamy wyłącznie dostawcom, którzy pomagają nam prowadzić usługę, każdy działając zgodnie z naszymi instrukcjami i swą rzeczywistą rolą:

• Hosting, dostarczanie treści i bezpieczeństwo: Vercel, który serwuje stronę oraz prowadzi logi infrastruktury i bezpieczeństwa.
• Doręczanie zapytań i korespondencja: dostawca poczty (Resend) oraz, jeśli używany, webhook automatyzacji, aby dostarczyć i skierować to, co nam wysyłasz; a także narzędzia, w których przechowujemy korespondencję i prowadzimy tracker leadów (np. Google Workspace).
• Analityka: Google Analytics i PostHog, po Twojej zgodzie, oraz zdarzenie konwersji po wysłaniu zapytania.
• Reklama: Meta (Facebook i Instagram), przez piksel Meta na tej stronie po zgodzie na kategorię marketingową oraz przez Conversions API po wysłaniu zapytania. Meta wykorzystuje te dane jako odrębny administrator, do pomiaru i kierowania reklam, które kupujemy.
• Komunikatory: WhatsApp (Meta), tylko jeśli wybierzesz ten sposób kontaktu.
• Narzędzia automatyzacji i AI, które pomagają czytać, klasyfikować i porządkować zapytania oraz aktualizować tracker leadów, działając pod naszymi instrukcjami.
• Doradcy, księgowość i organy publiczne, gdy jest to konieczne.

Nie nazywamy żadnego narzędzia administratorem ani podmiotem przetwarzającym ponad jego rzeczywistą rolę i konfigurację.

6. AI i automatyzacja

Używamy narzędzi AI, aby pomagały czytać korespondencję, klasyfikować zapytania, wyciągać dane i aktualizować tracker leadów, działając pod instrukcjami Splot. Narzędzia te nie podejmują decyzji wywołujących skutki prawne lub podobnie istotne skutki; istotne decyzje pozostają po stronie człowieka. Nie używamy Twoich danych do trenowania modeli AI, chyba że jednoznacznie wynika to z umów i ustawień dostawcy.

7. Przekazywanie danych poza EOG

Część dostawców może przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. Gdy tak się dzieje, transfery są zabezpieczone zgodnie z faktycznymi ustaleniami z dostawcą: decyzją stwierdzającą odpowiedni poziom ochrony, ramami EU-US Data Privacy Framework tam, gdzie dostawca i usługa są nimi objęci, lub standardowymi klauzulami umownymi.

8. Jak długo przechowujemy dane

• Zapytania, korespondencja i tracker leadów: do 24 miesięcy od ostatniego merytorycznego kontaktu, chyba że współpraca trwa, wcześniej zażądasz usunięcia albo dane są potrzebne do roszczeń lub obowiązków prawnych.
• Kontakty outreach: do zgłoszenia sprzeciwu lub do 24 miesięcy od ostatniego merytorycznego kontaktu. Minimalny wpis na liście blokującej (e-mail i data sprzeciwu) możemy zachować przez 3 lata wyłącznie po to, by nie kontaktować się ponownie.
• Google Analytics: dane zdarzeń ustawione są na 14 miesięcy.
• PostHog: dane zdarzeń są przechowywane przez okres ustawiony w projekcie.
• Piksel Meta: dane pozostają w systemach reklamowych Meta i są przechowywane przez okresy ustalone przez Meta, na które nie mamy wpływu.
• Logi techniczne i bezpieczeństwa: przez okres wynikający z konfiguracji naszego dostawcy hostingu.
• Dokumenty rozliczeniowe i umowne: przez okres wymagany prawem.

9. Twoje prawa

Masz prawo dostępu do danych i uzyskania ich kopii, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych tam, gdzie ma to zastosowanie, sprzeciwu, wycofania zgody oraz wniesienia skargi do organu ochrony danych w kraju zamieszkania, pracy lub domniemanego naruszenia.

Aby skorzystać z tych praw, napisz na hello@usesplot.com. Co do zasady odpowiadamy w ciągu miesiąca.

10. Podanie danych jest dobrowolne

Podanie danych jest dobrowolne, ale pola oznaczone jako wymagane są konieczne, abyśmy mogli odpowiedzieć lub przygotować wycenę. Nie zbieramy danych szczególnych kategorii.

11. Pliki cookie, analityka i reklama

Zanim dokonasz wyboru, działają wyłącznie elementy ściśle niezbędne. Nie ładujemy Google Analytics ani piksela Meta i nie wysyłamy requestów reklamowych do czasu udzielenia aktywnej zgody. Biblioteka PostHog inicjalizuje się wraz ze stroną, ale nie zapisuje pliku cookie i nie wysyła zdarzeń, dopóki nie zaakceptujesz kategorii analitycznej.

Baner cookies daje równie łatwo dostępne opcje: akceptuj wszystkie, odrzuć opcjonalne albo dostosuj. Nie ma pól zaznaczonych z góry. Cookies dzielimy na trzy kategorie: niezbędne, zawsze aktywne, oraz analityczne i marketingowe, obie opcjonalne i wybierane osobno. Twój wybór zapamiętujemy na maksymalnie 6 miesięcy i możesz go zmienić lub wycofać w każdej chwili przez link „Ustawienia cookies” w stopce, równie łatwo jak go udzieliłeś.

Analityka korzysta z Google Analytics 4 (identyfikator G-KL2BXEVQ69) i PostHog. Uruchamiamy Google Consent Mode z domyślnie odmówioną pamięcią analityczną, a Google Analytics ładuje się dopiero po zaakceptowaniu kategorii analitycznej. PostHog inicjalizuje się przy załadowaniu strony z wyłączonym zapisywaniem i zbieraniem; akceptacja analityki zapisuje jego własny plik cookie i zaczyna wysyłanie zdarzeń.

Marketing korzysta z piksela Meta (identyfikator 1788394908988472). Reklamujemy się na Instagramie i Facebooku, a piksel przekazuje Meta informację, że po reklamie nastąpiła wizyta na tej stronie, dzięki czemu widzimy, które reklamy przynoszą zapytania, i możemy docierać do osób podobnych do tych, które już do nas piszą. Ładuje się wyłącznie po zaakceptowaniu kategorii marketingowej, a wycofanie tej zgody go odwołuje. WhatsApp jest zwykłym linkiem wychodzącym; nie ładuje niczego, dopóki go nie otworzysz.

Po wysłaniu zapytania serwer zgłasza tę konwersję do Conversions API Meta, Measurement Protocol Google Analytics i capture API PostHog. Ten raport nie ładuje skryptu w Twojej przeglądarce. Istnieje po to, żeby zmierzyć, które reklamy przyniosły zapytanie, nawet gdy przeglądarka blokuje piksel. Możesz zgłosić sprzeciw, pisząc na adres z sekcji 1.

12. Bezpieczeństwo i zmiany polityki

Stosujemy rozsądne środki, aby chronić Twoje dane, choć żadna metoda przesyłu ani przechowywania nie może być zagwarantowana jako w pełni bezpieczna. Możemy aktualizować tę politykę; data poniżej wskazuje ostatnią zmianę. To dokument operacyjny i nie zastępuje indywidualnej porady prawnej.